5 Dicas para um planejamento de evento perfeito

5 Dicas para um planejamento de evento perfeito

Organizar um evento pode ser um grande desafio, caso não haja um bom planejamento. Mas vamos ser sincero, a fase de planejamento é a parte mais difícil de qualquer evento, principalmente se for seu primeiro. 

É preciso pensar nos convidados, apresentadores, palestrantes, padrinhos (caso seja um casamento), iluminação, buffet, segurança e limpeza! É muito coisa, não é mesmo?

A boa notícia é que reunimos 5 dicas que vão te ajudar na fase de planejamento do seu evento. Com essas dicas, você já poderá começar a organizar seu evento com mais segurança, assim, amenizando possíveis imprevistos (Que vão acabar acontecendo).

A importância do planejamento

Criar um evento sem um planejamento com ações e estratégias é dar tiro no escuro, isso porque, é através do planejamento que conseguimos traçar metas, definir público-alvo e realizar pesquisa sobre os melhores fornecedores.

É durante o planejamento que algumas perguntas são levantadas, e precisam ser respondidas para deixar claro os objetivos. Isso facilitará no momento da pesquisa de local, convidados, canais de divulgação, entre outros. Confira algumas perguntas que você deve se fazer na fase de planejamento:

  • O evento será privado ou aberto ao público? 
  • Quem será o público-alvo? 
  • Qual objetivo desse evento? Aumentar as vendas, melhorar a imagem da empresa? 
  • Qual diferencial do evento? 

Apesar de ter muitas preocupações, a realização de um evento pode ser mais divertido do que você imagina! Por isso reunimos X dicas que vão te ajudar no planejamento, confira: 

1. Objetivos e metas

Como diria Fernando Angelo: “Metas são como flechas. Quanto mais alto você mira, mais longe você alcança.”, isso não quer dizer que você deva traçar metas impossíveis a curto prazo, é preciso criar objetivos palpáveis que irão te ajudar a melhorar seu evento.

A meta pode ser trazer um número x de convidados, realizar mais vendas, aumentar a reputação da empresa, as opções são inúmeras. Por isso, crie metas e objetivos claros para todos os envolvidos do evento.   

2. Fornecedores confiáveis

Procure bons fornecedores, empresas capazes de entregar dentro do prazo e com qualidade. Em eventos, é comum acontecer imprevistos, por isso, ter fornecedores confiáveis, irá ajudar nesses momentos de tensão.

É indispensável realizar pesquisas de fornecedores para um evento, seja ele de etiquetas personalizadas ou de som e iluminação. A pesquisa precisa estar presente em todas as fases do seu evento.

3. Tenha um cronograma

Engana-se quem pensa que o planejamento termina no instante que o evento começa! O planejamento precisa estar presente durante e após o evento. Por isso, é vital criar um cronograma com todas as ações do evento.

Inclua no seu cronograma: Quando seus ingressos começaram a ser vendidos; programação das atrações e feedback dos participantes. Não se limite, inclua tudo em seu cronograma.

4. Colaboradores

Um evento é feito de pessoas, sejam elas participantes do evento, ou colaboradores que fazem toda a mágica acontecer. Nessa fase, é essencial escolher com sabedoria toda parte de segurança, limpeza, buffet e apresentadores.

Toda equipe precisa estar treinada para ajudar os convidados, e estarem preparados para agir durante qualquer imprevisto, isso inclui o uso de extintor de incêndio e organizar as pessoas em caso de acidente, entre outras situações. 

5. Data e local

Chegamos em um dos pontos mais importantes de qualquer planejamento, escolher a data e o local onde será realizado o evento. É aqui que muitos eventos falham, seja escolhendo uma data “ruim” ou um local não apropriado ao público.

Fuja de datas comemorativas como páscoa, dia das mães, natal e assim por diante. Faça uma pesquisa e entenda as melhores datas e horários para seu público.

O local precisa ser de fácil acesso e seguro, então opte por lugares com boa sinalização, que possuem gerador de energia em caso de falta de luz, e claro, seguro.

Seja ousado!

A ousadia e criatividade são mais que dicas, são regras de qualquer evento! Abuse da criatividade, ouse com ideias novas, aposte na tecnologia para te ajudar, e claro, foque nas pessoas! Escute onde seu evento acertou e quais áreas podem melhorar, seguindo essas 6 dicas, você terá um planejamento de sucesso.  Agora, descubra mais sobre como emitir nota fiscal para eventos e mantenha-se legalizado!

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