Conheça mais sobre as fases de um evento

Conheça mais sobre as fases de um evento

Ao organizar um evento, existem três etapas distintas para o sucesso do trabalho. Ainda que considerados assuntos básicos pela maioria dos produtores, é necessário conhecer a fundo cada detalhe do planejamento.

Pré-evento, evento e pós-evento exigem muita disciplina para controlar o orçamento disponível e agradar seu público com conteúdo de qualidade. Com base na separação das fases de um evento, fica mais fácil atingir os objetivos estipulados.

Quer saber mais sobre o assunto? Então, o post de hoje é especialmente para você! A seguir, tiramos suas principais dúvidas para você garantir a excelência das atividades apresentadas a longo prazo. Continue a leitura!

Qual o ponto inicial do planejamento?

A primeira fase do planejamento é crucial para o funcionamento do trabalho. Antes de tudo, defina qual será o segmento do evento e seu público principal.

Avalie bem as vantagens e desvantagens de realizar apresentações com exigências de conteúdo, como palestras, workshops e congressos. Ao escolher o tema, a data e o local, fique atento a fatores decisivos, como:

  • Climatização do ambiente;
  • Datas comemorativas;
  • Disponibilidade de equipamentos eletrônicos;
  • Documentos de autorização;
  • Eventos similares na mesma data.

Quanto maior a antecedência na escolha do espaço, melhor será para montar um cronograma detalhado e evitar imprevistos durante o grande dia. Realize visitas técnicas e pesquise com os responsáveis detalhes que não podem ser encontrados na internet.

Preciso de uma equipe qualificada?

Montar uma equipe de suporte é um dos primeiros passos do planejamento. Afinal, são diversas tarefas em andamento e você certamente precisará de ajuda na maior parte do tempo.

Portanto, escolha profissionais qualificados que se identifiquem com a proposta do serviço. Experiência nas respectivas funções também é um fator diferencial.

Caso apareça algum problema, este certamente será solucionado pelo contratado com maior facilidade. Todas as funções durante a produção devem ser elaboradas com o intuito de checar o andamento das tarefas definidas no pré-evento.

Como otimizar o tempo em todas as fases de um evento?

Os dias que antecedem a data escolhida são extremamente atarefados. Para que tudo aconteça conforme esperado, você precisa estar atento a cada detalhe.

Por isso, é necessário checar com cuidado os serviços essenciais, como limpeza, opções de coffee break durante o intervalo, credenciamento, fornecedores, sistema de segurança e informações técnicas da casa.

Uma boa forma de otimizar o tempo e evitar esquecimentos é criar uma agenda rigorosa de compromissos. Conte também com sua equipe na hora de delegar alguns afazeres! Você pode escolher líderes em cada função, que acompanharão o andamento dos pontos mais importantes do trabalho.

O que fazer para evitar contratempos?

Ao conhecer cada detalhe do evento, você terá a chance de criar uma espécie de plano B. Por exemplo, se a rede de internet do local apresenta oscilações, considere a possibilidade de contratar uma empresa externa para garantir a conexão.

Tudo isso deve ser avaliado na visita técnica e por meio de experiências anteriores no mesmo espaço. Busque informações sobre projetos sediados no local com o intuito de montar uma lista de itens que precisam de atenção. Assim, ficará mais fácil solucionar deficiências de grande influência no sucesso do projeto ainda no pré-evento.

Ao que devo me atentar no pós-evento?

Mesmo sem mais envolver contato direto com o público, o pós-evento é uma fase importantíssima e que requer muito trabalho por parte da organização. Se a estrutura for muito grande, pode ser necessário que sua equipe desmonte o espaço e aguarde a retirada dos fornecedores.

Certifique-se de entregar o local exatamente como estava no início. Para não deixar nada passar batido, o ideal é percorrer a fase com uma planilha em mãos.

Ao final, converse com o pessoal contratado para saber o que eles consideram pontos altos e baixos do evento. Com isso, você poderá identificar a necessidade de melhorias futuras e se preparar melhor para os próximos eventos.

Agora que você já conhece a fundo todas as fases de um evento, poderá otimizar os preparativos de seu trabalho. Mas não se esqueça: tenha sempre medidas contra imprevistos! Quando todos os serviços são oferecidos de forma eficiente, a possibilidade de fidelizar os participantes é muito maior.

Agora que você já sabe como organizar seu evento, não perca nosso post com 4 dicas incríveis para divulgá-lo!

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