Eventos Acadêmicos: Como Superar os Desafios de Planejamento

Eventos Acadêmicos: Como Superar os Desafios de Planejamento

Sabemos que todos os eventos são únicos e, portanto, terão necessidades diferentes, mas todos os eventos (inclusive os eventos acadêmicos) devem passar pelo mesmo planejamento básico.

Lembre-se de que a chave para um planejamento adequado é uma organização detalhada!

Para muitas pessoas é difícil planejar eventos acadêmicos, mas para vencer os desafios associados a realização desse tipo de evento é importante estar super preparado. Os eventos acadêmicos proporcionam uma oportunidade para aprender, fazer contatos e explorar novas ideias.

 

Mesmo que o tempo de organização ocupe seu tempo de pesquisa, a experiência ajuda a desenvolver habilidades de liderança, gerenciamento de projetos e resolução de problemas que farão seu currículo brilhar.

Conheça alguns dos principais passos para realizar um evento:

Defina os Objetivos e Prioridades

Qual é a razão por trás de ter este evento?
É para aumentar a visibilidade dentro da comunidade do campus?
É pra gerar receita?
É para promover o desenvolvimento da liderança?

Gerenciamento de Riscos

O gerenciamento de riscos é o processo de antecipar, prevenir ou minimizar custos potenciais, perdas ou problemas para o evento, a organização e os convidados.

Ter um plano de gerenciamento de riscos ajudará a proteger pessoas, propriedades e reputações.

Planejamento do Evento

  • Uma vez que você sabe que um evento deve ocorrer, um comitê de planejamento precisa ser organizado. Certifique-se de que o comitê organizador é grande o suficiente para lidar com todas as responsabilidades
  • Estabeleça a meta e o público-alvo
  • Encontre uma equipe de acadêmicos igualmente entusiasmada para ajudar a planejar e executar o grande dia
  • Dependendo do tamanho do evento, é aconselhável iniciar o processo de planejamento com pelo menos alguns meses de antecedência

  • É importante escolher bons oradores que atraiam um público de tamanho decente para o seu evento
  • Selecione uma data e hora que não colidam com outros eventos departamentais ou institucionais importantes
  • Seja inclusivo e incentive seus colegas a se envolverem com o seu evento
  • Ao organizar o programa, reserve bastante tempo para socializar
  • Organize qualquer equipamento necessário para as apresentações
  • Certifique-se de divulgar o evento. Use pôsteres, e-flyers e outros materiais, inclusive nas redes sociais
  • Não se esqueça de verificar se os patrocinadores do evento querem ser reconhecidos em material promocional e incluir logotipos dos patrocinadores
  • É uma boa ideia criar subcomitês para cuidar de cada área de responsabilidade chave
  • Estime a duração esperada das palestras

No dia do evento

  • Verifique se os equipamentos de som estão funcionando adequadamente
  • Certifique-se de que todos os organizadores estejam cientes da localização dos banheiros, e de qualquer sessão onde ocorrerá o evento
  • Certifique-se de ter água e lenços disponíveis para os oradores
  • Forneça ao presidente de cada sessão acesso a um cronômetro / relógio para que possa se organizar
  • Se você for apresentar uma cerimônia de premiação, organize-a para encerrar o evento
  • Reserve algum tempo e agradeça aos apresentadores e patrocinadores e dê crédito a todos aqueles que estiveram envolvidos em tornar o evento um sucesso

Mas acima de tudo, certifique-se de aproveitar o dia.

Após o evento acadêmico

Realize uma reunião final para discutir como foi o evento, feedback dos participantes e como você pode melhorar possíveis eventos acadêmicos no futuro. Sente-se com o seu comitê organizador e discuta o que foi bom e o que foi ruim. Faça anotações para referência futura:

  • Quantas pessoas participaram do evento? O evento atraiu o o público-alvo?
  • A data definida deu a você tempo suficiente para organizar e promover o evento?
  • O que poderia ser alterado para melhorá-lo?
  • Se você fizesse esse evento novamente, como poderia eliminar algumas despesas?
 

Por fim, certifique-se de celebrar o sucesso do evento com seu comitê organizador.

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