Quer planejar e organizar um evento? Veja essas 5 dicas!

Quer planejar e organizar um evento? Veja essas 5 dicas!

Para que seu evento seja um sucesso é preciso organização e planejamento. Antes de partir para o plano de ação, colocar tudo no papel e definir quais os objetivos a serem alcançados é fundamental para que tudo dê certo.

Só quem está por trás da produção entende o quanto é importante seguir dicas para planejar e organizar evento, pois elas vão ajudar a não deixar passar nenhum detalhe e, assim, garantir que tudo saia dentro do esperado. Quer conhecer estas dicas? Continue lendo!

5 dicas para planejar e organizar evento

1. Faça um bom planejamento

Vai fazer uma palestra, workshop, confraternização ou promover um curso? Faça um bom planejamento! E com o máximo de antecedência.

Anote todas as ideias em um papel: possíveis fornecedores, colaboradores, local de realização, equipamentos envolvidos, cardápio, orçamentos. O planejamento é o esqueleto do projeto. É a partir dele que você começa a traçar seu plano de ação. Por isso, é tão importante que esse seja seu primeiro passo.

2. Prepare uma lista de fornecedores

A lista de fornecedores para o seu evento pode ser feita no planejamento do projeto, mas é preciso detalhar e fazer uma triagem dos mais potenciais. Nessa lista devem constar os que inspiram confiança, que possuem referência e que têm o melhor custo-benefício.

Não esqueça de ter uma lista extra em caso de imprevistos. Separe os fornecedores por tipo de serviço e vá para o próximo passo: o orçamento.

3. Faça orçamentos

Tem que ser cauteloso e buscar sempre os melhores preços. É possível encontrar ótimos serviços e produtos por quantias justas, mas isso requer paciência, por isso, é tão importante fazer tudo com antecedência.

Aproveite a facilidade que a internet proporciona e faça pesquisas sobre as empresas. Detalhes como reputação no mercado, recomendações e reclamações não podem ficar de fora.

Mas o que isso tem a ver orçamento? Trata-se de uma estratégia de otimização de tempo, afinal, para que perder tempo orçando serviços e produtos de uma empresa que pode trazer problemas?

4. Defina o local de realização

Tão logo a data seja escolhida, defina e reserve o local de realização do evento. Mas antes, alguns cuidados são indispensáveis, como, por exemplo, conhecer sua infraestrutura e checar se ela se encaixa no que você precisa.

Outros detalhes que devem ser observados são: capacidade de público, segurança do local, localização e acessibilidade, acústica, condições sanitárias e outras necessidades que seu evento tiver.

5. Capriche na divulgação

E, para fechar com chave de ouro, faça com que as pessoas saibam do seu evento. Não adianta caprichar na organização se não houver público para aproveitar. A divulgação deve atingir o público-alvo do seu projeto. Utilize as redes sociais, em especial o Facebook, que tem uma ferramenta de divulgação de eventos.

Se seu público estiver online, analise a possibilidade de criação de um site. Com ele é possível concentrar em um só lugar as informações sobre o evento e até mesmo as inscrições.

Caso seu público esteja offline ou seja misto, não deixe de utilizar os meios de divulgação tradicionais como confecção de folhetos, cartazes, anúncios, brindes personalizados, dentre outros.

E então, você gostou das dicas para planejar e organizar evento que apresentamos? Aproveite para assinar nossa newsletter e ler nossos posts em primeira mão!

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